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Unter dem Begriff Belegungsmanagement werden alle Aktivitäten verstanden, welche auf eine festgelegte Auslastungsquote und die Koordinierung der Auslastung in einer pflegerischen oder medizinischen Einrichtung zielen. Angestrebt wird dabei die optimale Ausnutzung vorhandener Kapazitäten.

Belegungsmanagement in Pflegeeinrichtungen

Berechnung der Belegungs- bzw. Auslastungsquote

Die Formel zu Berechnung der Belegungs- bzw. Auslastungsquote ist:

Alternativ können anstelle der Ist-Belegungstage auch die Ist-Anwesenheitstage oder die Ist-Abrechnungstage berechnet werden. Welche Quote in einem Haus zur Anwendung kommt, hängt von den Konsequenzen ab, die sich aus dieser Kennzahl ergeben sollen. Für eine allgemeine Erfolgsbetrachtung ist eine Berechnung mit den Ist-Belegungstagen sinnvoll. Für die Berechnung des Personals sind die Anwesenheitstage relevanter. Für die umsatzorientierte Betrachtung sind die Abrechnungstage entscheidend.1

Handlungsfelder des Belegungsmanagements

FRETZ sieht die zentralen Aufgaben des Belegungsmanagements in der Entwicklung einer Strategie und eines Marketingplans, sowie darin „zusätzliche Kunden am Markt zu gewinnen und Multiplikatoren dazu zu veranlassen, dieses spezielle Heim zu empfehlen […], um eine optimale Auslastung zu erreichen"2. Die Integration und Motivation der Mitarbeiter spielt dabei eine wesentliche Rolle.
Die Handlungsfelder des Belegungsmanagements3 in Pflegeeinrichtungen können anhand des Modells Bausteine Belegungsmanagement dargestellt werden. Das Modell definiert, dass sich die oberste Zielgröße des Belegungsmanagements, die Auslastungsquote, durch zwei weitere Zielgrößen regulieren lässt: der Anzahl der Anfragen und der Anzahl der Einzüge.
Diese unterliegen wiederum Handlungsfeldern. Anfragen können über die Qualität der Selbstdarstellung der Einrichtung, die Öffentlichkeitsarbeit, sowie über das Multiplikatorenmarketing gesteuert werden. Die Einzüge werden über die Handlungsfelder des Interessentenmarketings gelenkt.
Die Selbstdarstellung einer Einrichtung wird von unterschiedlichen Faktoren geprägt. Die Positionierung bildet dabei das Fundament aller Aktivitäten. Über dem Sammelbegriff der Positionierung werden an dieser Stelle unterschiedliche Notwendigkeiten zusammengefasst. So gehört ein von den Mitarbeitern gelebtes Leitbild genauso dazu wie ein zum Wettbewerb differenzierendes Alleinstellungsmerkmal, das konsequent in allen Bereichen und durch alle Ebenen kommuniziert wird. Eine Einrichtung wird von den Kunden immer im Verhältnis zu den Wettbewerbern gesehen, weshalb eine kontinuierliche Wettbewerbsanalyse, also die Kenntnis über Preise, das Leistungsangebot, sowie die Vor- und Nachteile der Wettbewerber notwendig ist.
Zur Bewertung und Steuerung der Öffentlichkeitsarbeit sind ebenfalls vier Handlungsfelder von Relevanz: Die Planung der Öffentlichkeitsarbeit, die Durchführung von Aktionen und Veranstaltungen, sowie die Pressearbeit und Werbung.
Ein weiterer Baustein ist das Multiplikatorenmarketing. Die entsprechende Organisation umfasst die Planung, Umsetzung, Dokumentation und die Kontrolle.
Multiplikatoren an sich können in drei Gruppen klassifiziert werden: Interne Gruppen (z.B. Bewohner, Angehörige), Externe Gruppen bzw. Laien (z.B. Nachbarn, Vereine) und Personen, die sich professionell mit dem Thema Pflege beschäftigen, also Profis (z.B. Ärzte, Pflegekassen) sind.
Das Verhältnis von Anfragen zu Einzügen stellt die Erfolgsquote dar und drückt aus, wie effektiv das Interessentenmarketing ist.
Die Einzüge, die im Rahmen des Interessentenmarketings gesteuert werden, sind dabei von den Abläufen und der Professionalität in der Kontaktaufnahme, des (Akquisitions-) Gesprächs, sowie der Kontroll- und Nachfassaktionen bestimmt. Generell gilt, je höher die Erfolgsquote ist, also je besser das Interessentenmarketing, desto weniger Anfragen müssen generiert werden.

Literatur

• Fretz, C.: Belegungsmanagement im Altenpflegeheim – der Marketingplan. Wie Sie sich gegen die Konkurrenz durchsetzen können, Schlütersche Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG, Hannover 2007, ISBN 978-3-89993-185-3.
• Sehlbach, O.: Belegungsmanagement - Die Auslastung sichern: 10 Basics, 2. Aufl., Vincentz Network, Hannover 2009, ISBN 978-3-86630-053-8.
• Sehlbach, O., Heilmann, A.: Bausteine Belegungsmanagement - 71 Maßnahmen für eine bessere Auslastung, Vincentz Network, Hannover 2011, ISBN 978-3-86630-145-0.

Einzelnachweise

1 Sehlbach, O.: Belegungsmanagement - Die Auslastung sichern: 10 Basics, 2. Aufl., Vincentz Network, Hannover 2009, S. 120
2 Fretz, C.: Belegungsmanagement im Altenpflegeheim – der Marketingplan. Wie Sie sich gegen die Konkurrenz durchsetzen können, Schlütersche Verlagsgesellschaft mbH & Co. KG, Hannover 2007, S. 16
3 Sehlbach, O., Heilmann, A.: Bausteine Belegungsmanagement - 71 Maßnahmen für eine bessere Auslastung, Vincentz Network, Hannover 2011.

Weblinks

• [http://www.sehlbach.de/index.php/statisch/C13/10/Online_Umfragen Ergebnisbericht der Online-Umfrage „Belegungsmanagement – Relevanz und Perspektiven“]
• [http://www.sozialbank.de/index.php?eID=tx_mm_bccmsbase_zip&id=13375593004ec5957a8e474 Belegungsmanagement in Altenpflegeeinrichtungen]